Distribuce tisků vyúčtování službou Hybridní pošta.

Funkce slouží k zjednodušení distribuce vyúčtování a hlavně výrazné úspoře pracnosti na straně správce. Princip spočívá v tom, že na poštu jsou odeslány veškeré dokumenty vyúčtování v elektronické podobě a pošta zajistí jejich tisk, kompletaci, obálkování a distribuci. Aby k tomu mohlo dojít, je potřeba zajistit to aby každý dokument byl opatřen pevně umístěným jednoznačným kódem. Všechny dokumenty náležející jednou klientovi musí obsahovat stejný kód. Pro aplikaci  Integri G5 dostal tento údaj název „Kompletační“ kód. Pro generaci kompletačního kódu je ve vyúčtování vytvořena  úloha „Generace kompletačních kódů“.

Jaký je tedy postup :

Postup a podmínky zajištění služby

1. Domluvit se zpracovateli vyúčtování strukturu a způsob předávání kompletačního kódu, jeho aplikaci do výstupů a předání výstupů v elektronické formě (zpravidla ve formátu PDF).
2. Pokud dosud nemáte uzavřenu smlouvu na službu Hybridní pošta, je třeba kontaktovat příslušné obchodní oddělení České pošty a tuto smlouvu uzavřít.
3. Požádat svého poštou přiděleného obchodníka, aby vám zprostředkoval kontakt na technické oddělení ohledně vytvoření typové zakázky pro tisk, kompletaci a distribuci vyúčtování.
4. Na základě vytvořené typové zakázky se provede testovací dávka. Po jejím odsouhlasení oběma stranami už můžete samostatně přes portál Hybridní pošty vkládat zakázky. V rámci zakázky se vyplňují obecné parametry jako je způsob tisku (oboustranně, jednostranně), typ obálky, atd. Následně se pak přiloží k zakázce domluvené soubory. Kromě souborů vlastního vyúčtování vygenerovaného z Integri a příloh od zpracovatelů je možné domluvit i předávání dalších souborů. Například to může být seznam kódů, které se mají vytisknout, zkompletovat, ale nedistribuovat. Dále to může být seznam kódů, ke kterým se má vytisknout a přiložit přeplatková, či nedoplatková složenka. Možností je víc a je třeba si je s přiděleným technikem dopředu domluvit. Není netný master-dokument, tedy soubor, který obsahuje všechna kopletovaná vyúčtování. Tím je míněna v extrému např. následná struktura: Soubory z vyúčtování z Integri budou vytvořeny po domech (co dům to jeden soubor), soubory od jednoho zpracovatele budou generovány po prostoru (co prostor to soubor) a soubory od druhého zpracovatele po lokalitách (pokud má např. oblast rozdělenu na tři lokality, přijdou tři soubory). Jedinné co je třeba dodržet je to, aby v rámci jedné vytvořené zakázky byly uloženy vzájemně slučitelné soubory. Není možné například do zakázky uložit "dopředu" všechna data z Integri a od zpracovatele pouze data jedné z lokalit.

Činnosti pro zprovoznění na straně Integri G5

1. Nastavení domluveného typu kompletačního kódu k definicím vyúčtování domů. Nastavuje se pouze při prvním použití služby. Pro další roky se nastavení automaticky kopíruje z předchozího roku. Kompletační kód není žádné nové číslo. Shoduje se s klíčem zpracovatele, což je kód pro automatizovaný import nákladů od zpracovatele. Pozor, pokud využíváte služeb více zpracovatelů, je bezpodmínečně nutné sjednotit jejich kompletační kódy. V opačném případě není možné příslušný objekt zařadit do této služby.
2. Generace kompletačního kódu na jednotlivé prostory. Při prvním použití nebo při změně typu kompletačního kódu se generuje pomocí speciálního tlačítka v definicích vyúčtování. V následujících letech už se naplní automaticky při generaci souborů vyúčtování.
3. Úprava šablon pro tisk vyúčtování. Je třeba doplnit na pevné místo kompletační kód. Kód může být na libovolném ale pevně daném místě v dokumentu a mělo by stačit aby byl na první straně. Doporučujeme jej ale tisknout do levého či pravého horního rohu tisku a pokud reálně hrozí, že tisk vyúčtování může mít více stran, doporučujeme umístit kód do záhlaví, takže bude vytištěn na každé straně.
4. Kontroly a případné opravy kompletačních kódů po importu dat od zpracovatele. Součástí kompletačního kódu často bývá pořadové číslo užívání (kvůli děleným vyúčtováním). Můžet tak dojít k situaci, že po odeslání dat o uživatelích zpracovateli se kód ve vyúčtování v datech Integri změní. Od zpracovatele tak přijde jiný kód než je v integri. Úloha pro import toto kontroluje. Při nalezení chyby sou pak možné dva postupy. Buď požádat zpracovatele o opravu kódu a zaslání nových dat nebo upravení kódu uloženého v Integri podle zpracovatele.