Inventura dat před aktivací GDPR

Aplikace Integri G5 obsahuje úlohu pro podporu při provedení vstupní Inventury osob a osobních údajů evidovaných v rámci interní databáze aplikace Integri G5. Funkce pracuje ve třech krocích.

1. Inventura osob - umožňuje vyselektovat osoby, které je možné rovnou pseudonymizovat nebo anonymizovat. Jsou to osoby, u kterých neexistuje žádný právní důvod pro jejich zpracovávání.
2. Inventura aktivních účelů zpravování u jednotlivých osob - na základě aktivního výskytu osob v konkrétních evidencích systému Integri G5 se určí povolené účely zpracování
3. Inventura evidovaných osobních údajů - umožňuje vyhodnotit z hlediska GDPR neoprávněně evidované osobní údaje u jednotlivých osob podle aktivních účelů zpracování.

Výsledkem této inventury je pak seznam osob s návrhem opatření z hlediska shody s GDPR. Aplikace jako taková je sice součástí aplikace integri G5, ale uživatelský přístup je omezen pouze na kontrolu a případné ruční korekce výsledků automatického rozhodovacího mechanismu. Rozhodovací mechanismus nastavuje pro jednotlivé zákazníky programátor nebo konzultant Integri na základě analýzy dat evidovaných v integri a interní směrnice konkrétního zákazníka pro shodu zpracování osobních údajů s GDPR.

Konečnou operací je pak možnost hromadného provedení opatření navržených vstupní inventurou. Tuto operaci rovněž není možné provádět uživatelsky, což souvisí s nutností provést speciální archivaci příslušných tabulek, pro případnou možnost zpětného chodu.

GDPR - Inventura osob

První spuštění se provede automaticky po stisku volby "GDPR - inventura osob". Další spouštění se pak následně provádí pomocí tlačítka "Spuštění přepočtu". Přepočet inventury je datově i časově náročný, takže nedoporučujeme jej spouštět v době závěrek či úředních hodin. Pro nastavení automatického vyhodnocení stavu a návrhu řešení je třeba kontaktovat pracovníka firmy Integri s.r.o. To samé platí o specifických požadavcích ohledně zařazení osob do kategorií a vyhodnocení použitých účelů zpracování.

Inventura rozdělí osoby do několika kategorií :

• Zcela nepoužité osoby - jsou to osoby, pro které úloha nenašla žádný účel zpracování
• Nečlení bez prostoru - osoby, které nikdy nebyly členy a nikdy nebyly evidovány jako uživatelé prostorů
• Nic než spolubydlící - osoby, které se nevyskytují v jiné evidenci, než v evidenci spolubydlících
• Ukončené užívání bez dluhu - osoby, které historicky užívali prostor a nezůstal jim v evidenci žádný dluh
• Ukončené užívání s dluhem - osoby, které historicky užívali prostor a zůstal jim v evidenci dluh
• Člení bez prostoru - osoby evidované v knize členů. Ty, které jsou aktivními členy, mají ve sloupci "St.čl." hodnotu "C", ostatní mají hodnotu "E"

Po kliknutí na hodnotu ve sloupcích "Použité účely", "Použité údaje", "Povolené údaje" se objeví rozpis použitých zkratek. V případě použitých údajů se červeně zobrazují ty nepovolené.

Pomocí tlačítek "Kde jsi" a "Detail osoby" je možné vstupovat do zdrojových evidencí.

Ve sloupci "Stav" je možné vybrat požadované řešení stavu dané osoby. Ohledně požadavku automatického hromadného převodu evidence do souladu s GDPR na základě označení stavu je třeba kontaktovat pracovníka firmy Integri s.r.o.