Datove schranky

V modulu Pošta lze přijímat a odesílat zprávy elektronicky pomocí datových schránek.

Nastavení

Přístupová práva

• Každý uživatel musí mít nastavená příslušná přístupová práva pro danou firmu

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Nastaveni účtů DS

• V sekci "Příjem DS" se ve volbě Nastavení účtů DS nastavují všechny účty, ze kterých se mají DS posílat či stahovat do Integri

• Přes funkci "Nový záznam" se musí vyplnit pole "Přihlašovací jméno" a "Heslo" - Poté stisknutím Povolit se údaje verifikují po úspěšném ověření se automaticky zápiše ID datové schránky. Také se účet nastavený jako povolený.

• Pokud se bude účet rušit, tak je potřeba ho zde zakázat

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Nastavení adresátů DS

• V sekci "Příjem DS" se ve volbě Adresáti DS vyplňují všechny datové schránky, které jsou používané pro komunikaci (adresáti i odesílatelé)
• Přes volbu Přidat schránku z WWW se do evidence doplní konkrétní datová schránka a stáhnou se informace o adrese datové schránky pro tisky a popisy v Integri
• Takto vytvořené záznamy je potřeba zapsat v poli "ID Osoby" či "ID Firmy" (podle zaškrtávátka "Firma?") k jaké firmě či osobě datová schránka patří (funkce F5 v poli)

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Zpracování přijatých DS

• Evidence zobrazí všechny stažené datové zprávy z nastavených účtů datových schránek
• Evidence zároveň funguje jako archiv a záznamy zde zůstávají i po jejich zpracování

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Popis polí

• Adresáti DS - Evidování datových schránek pro získání jejich názvů a adres
• Nastavení účtů DS - Seznam účtů ze kterých lze datové zprávy stahovat a posílat
• Přeposlat - Vytvoření rychlé odpovědi s předvyplněným adresátem do odesílané pošty
• Přehled činností - Přehled všech činnosti pro konkrétní datovou zprávu
• Aktivace/Deaktivace - Vytvoření či zrušení činnosti pro další uživatele
• Zápis do/Detail Posty Integri - Vytvoření záznamu v Došlé poště o dané datové zprávě (U datové zprávy se zapíše číslo jednací záznamu pošty)
• Stáhnout nové zprávy - Program provede aktualizaci stažených a stáhnutí nových datových zpráv pro každý nastavený účet DS

Popis metodiky

• Po nastavení účtů DS lze přes volbu Stáhnout nové zprávy stahovat/aktualizovat datové zprávy
• Volbou Zápis do Posty Integri je pak potřeba datovou zprávu zapsat do Došlé pošty pro další zpracování
• V došlé poště pak budou přílohy datové schránky připojený k záznamu zapsané pošty

Zpracování odesílaných DS

• Evidence zobrazí všechny odesílané datové zprávy převedené z Odeslané pošty
• Evidence zároveň funguje jako archiv odeslaných zpráv i po jejich zpracování a odeslání

Klikněte na obrázek pro zvětšení

Popis polí

• Adresáti DS - Evidování datových schránek pro získání jejich názvů a adres
• Detail pošty - Zobrazení detailu záznamu v Odeslané poště, ze které se zpráva vytvářela
• Pošta připravená DS - Seznam všech záznamu v Odeslané poště, které lze datovou zprávou odeslat
• Smaž - Smazání neodeslané datové zprávy
• Aktualizovat doručení - Po odeslání datové zprávy lze zjistit dodatečně stav datové zprávy
• Odeslání DS - Odeslání všech připřavených datových zpráv

Popis metodiky

• Každý záznam v Odeslané poště, který se má odeslat datovou zprávu, musí splňovat určité podmínky:
  • Zpráva musí mít Typ odeslání jako "Datový schránka" (s vyplněnou ID datové schránky příjemce)
  • Zpráva musí mít stav zpracování jako "Kompletně hotový"
  • Zpráva musí mít připojený dokument jako přílohu
• Takovou zprávu pak lze přes volbu Pošta připravená DS označit pro převod do odesílaných datových schránek

• Pole "Odesílatel" (ID DS odesílatele) se automaticky nastavuje podle těchto pravidel:
  1. V případě odesílání zprávy za spravovanou firmu (BD či SVJ) se ID DS přebírá z popisu interní firmy
  2. Uživatel zapisující datovou zprávu musí mít takový účet DS nastavený v Nastavení účtů DS
  3. Pokud není vyplněná spravovaná firma, tak se použije první dostupný DS účet uživatele

• Pole "Příjemce" se přebírá z odesílané zprávy buď osoby či Externí firmy
• Obě pole lze pomocí funkce F5 ručně změnit
• Takto připravenou zprávu lze elektronicky odeslat přes volbu Odeslání DS
• Po odeslání se volbou Aktuzalizovat doručení aktualizují informace o odeslání datové zprávy
• Po odeslání lze volbami Zobraz doručenku a Zobraz DZ problédnout stav odeslání datové zprávy

Spravování DS za SVJ

• V první řadě je potřeba zařídit, aby všechna spravovaná SVJ měla v popisu interní firmy zapsanou ID datové schránky
• Nastavuje se v modulu: Systém - Interní firmy - Popis firmy pole "ID datové schránky" a "Preferovat ID DS hlavní firmy před SVJ":
  • pole "Preferovat ID DS Hlavní firmy před SVJ" má obecně hodnotu prázdnou či Ne
    • pokud bude nastaveno na Ano, tak se bude u zprávy odesílané za spravovanou firmu SVJ preferovat ID datové schránky hlavní firmy BD

Klikněte na obrázek pro zvětšení

• V druhé řadě se musejí všechny účty datových schránek spravovaných firem SVJ nastavit u uživatele, který bude datové zprávy odesílat (Sekce Nastavení účtů DS na začátku této stránky)
  • V přehledu nastavených účtů je pak vidět v poli "Firma (SVJ)" u jakého SVJ je ID datové schránky zapsáno

• Automatické přiřazení ID datové schránky odesílatele při vytváření zprávy datové schránky se v Integri řídí těmito pravidly:
  1. V případě odesílání zprávy za spravovanou firmu SVJ se ID DS přebírá z popisu interní firmy:
     1. Pokud SVJ nemá ID datové schránky vyplněné, tak se použíje ID datové schránky z hlavní firmy BD
     2. Pokud není vyplněné ani ID datové schránky hlavní firmy BD, tak se použije první nalezený účet uživatele
  2. Uživatel zapisující datovou zprávu musí mít takový účet DS nastavený v Nastavení účtů DS
• V případě nastavení pole "Preferovat ID DS Hlavni firmy před SVJ" bude pravidlo 1 obráceně