Pošta

Modul Pošta

Pošta

Modul Pošta v agendě Systém slouží k evidenci, zpracování a odesílání došlé a odeslané pošty. Součástí modulu je také příprava zásilek, práce s datovými schránkami, načítání e-mailů, sdílení informací a dokumentů a tisk přehledů.

Spuštění: Systém / Pošta

[Screenshot hlavního menu Systém s vybranou položkou Pošta]

Hlavní části modulu

·        Došlá pošta – evidence přijatých zásilek a dokumentů.

·        Odeslaná pošta – evidence zásilek a dokumentů určených k odeslání nebo již odeslaných.

·        Příprava pošty – příprava hromadně vytvářených zásilek před jejich zařazením do odeslané pošty.

·        Odesílání – výběr a zpracování zásilek určených k fyzickému odeslání.

·        Datové schránky – příjem, přeposílání a odesílání datových zpráv.

·        E-mail – příjem – načítání vybraných e-mailových zpráv do evidence pošty.

·        Činnosti – práce s informacemi a dokumenty, které jsou uživateli přiděleny ke zpracování.

·        Tisk – tisk knih a výpisů došlé a odeslané pošty a dalších kontrolních sestav.

·        Role a organizační struktura – nastavení uživatelů, jejich rolí a oprávnění pro práci s poštou.

Evidence pošty

Evidence pošty je rozdělena na Došlou poštu a Odeslanou poštu. U jednotlivých položek se evidují údaje o zásilce, odesílateli nebo adresátovi, hlavním zpracovateli a stavu zpracování.

Došlá pošta

Při zápisu došlé pošty se vybírá typ dokumentu, odesílatel a další údaje zásilky. Systém umožňuje k položce připojit dokument, propojit ji s odeslanou poštou prostřednictvím spisu a měnit stav jejího zpracování.

Odeslaná pošta

Při zápisu odeslané pošty se vybírá typ dokumentu, adresát, typ odeslání a stav zpracování. Mezi podporované způsoby odeslání patří například předání do rukou osobně, e-mail, hybridní pošta, zveřejnění na internetu, Česká pošta, SMS a datová schránka.

[Screenshot evidence Došlá nebo Odeslaná pošta]

Vyhledávání v evidenci

V evidenci lze vyhledávat standardním kontextovým vyhledáváním, zadáním hodnoty do příslušného sloupce nebo rozšířeným vyhledáváním pomocí klávesové zkratky Ctrl + L.

Příprava a odesílání pošty

Poštu lze připravovat z více funkcí systému, například při hromadném upomínání nebo při tvorbě formulářových výstupů. Připravené zásilky lze následně zkontrolovat, doplnit typ odeslání, vybrat adresáty a převést do evidence odeslané pošty.

Ve funkci Odesílání se vytvoří evidenční list, vyberou se konkrétní položky k odeslání a podle potřeby se vytiskne podací arch nebo evidenční lístek.

Datové schránky

Modul umožňuje přijímat a odesílat datové zprávy. Pro práci s datovou schránkou musí mít uživatel nastaven účet pro přístup k DS.

·        Příjem DS – stažení nových zpráv ze serveru datových schránek a jejich zápis do evidence Pošta.

·        Adresáti DS – párování datových schránek s firmami nebo osobami evidovanými v Integri.

·        Přeposílání DS – vytvoření nové datové zprávy z přijaté zprávy a výběr nového příjemce.

·        Odesílání DS – výběr připravených zpráv a jejich vlastní odeslání prostřednictvím datové schránky.

Načítání e-mailů do pošty

Funkce slouží k načítání a následnému zpracování vybraných e-mailových zpráv do evidence pošty. Zdrojovou e-mailovou adresu a vlastní načítání musí před použitím nastavit a zprovoznit pracovníci dodavatele.

Stažené zprávy lze zobrazit, nepotřebné zprávy vyloučit a vybrané e-maily zapsat do evidence pošty stejným způsobem jako při ručním zápisu.

Sdílení informací a dokumentů

Integri G5 umožňuje vybrané informace a dokumenty sdílet mezi uživateli. Funkce je dostupná v obrazovkách, na kterých je k dispozici ikona pro sdílení informací.

·        Informace – uživatel nebo skupina uživatelů obdrží informaci na vědomí a dále ji neposílá.

·        Oběh – uživatel nebo skupina uživatelů obdrží informaci ke zpracování a může ji poslat dále do oběhu.

·        Externí e-mail – informace může být odeslána prostřednictvím e-mailu osobám uvnitř i vně organizace.

Tisky

V modulu Pošta jsou k dispozici zejména následující tiskové sestavy:

·        Kniha došlé pošty

·        Kniha odeslané pošty

·        Výpis došlé pošty

·        Výpis odeslané pošty

·        Tisk preferovaných způsobů odeslání

Jednotlivé sestavy lze filtrovat například podle období, role, oddělení, uživatele, stavu zpracování nebo způsobu odeslání.

Nastavení modulu

Před používáním modulu je nutné provést jeho základní nastavení. Konkrétní rozsah nastavení závisí na způsobu používání Pošty v organizaci.

·        Nastavení parametrů pošty – běžné výplatné, běžná pošta, výchozí typ dokumentu pro DS, výchozí typ zásilky a položky menu.

·        Oddělení – role – organizační struktura, obsazení rolí a oprávnění uživatelů.

·        Typy dokumentů pošty – definice typů došlých a odeslaných dokumentů.

·        Číselník oddělení a číselník pošt

·        Ceník pošty a typy odesílání

·        Typové procesy – definice oběhu dokumentů a mapy činností.

·        Globální parametry – systémová nastavení související s oběhem dokumentů.

Poznámky

Automatické vkládání faktur do pošty je v podkladové dokumentaci uvedeno jako nedoporučená funkce. Je nahrazena komplexní Evidencí došlých faktur v agendě Fakturace.

Definice systémových hlášení je v podkladové dokumentaci označena jako experimentální funkce, která není určena pro rutinní provoz.

Doporučené navazující stránky wiki

·        Nastavení pošty

·        Došlá pošta

·        Odeslaná pošta

·        Příprava a odesílání pošty

·        Datové schránky

·        Načítání e-mailů do pošty

·        Sdílení informací a dokumentů

·        Tisky