Dopis online

Dopis Online

Interní uživatelská příručka pro nastavení, odesílání a kontrolu zásilek v aplikaci Integri.

Přehled

Dopis Online umožňuje odesílat zásilky z aplikace Integri bez návštěvy pobočky České pošty. Zásilka se elektronicky předá Postservisu, který dokument vytiskne, zkompletuje, vloží do obálky, odešle a doručí adresátovi.

Zásilky lze vytvářet jednotlivě i hromadně a jejich stav kontrolovat v Integri nebo na webu Postservisu.

Požadavky

• Firemní účet pro službu Dopis Online na online.postservis.cz.
• Aktivovaná služba Dopis Online v Integri.
• Nastavené přístupové údaje k účtu Postservisu.
• Nastavený parametr Dopis online Url pro API.
• Nastavený výchozí typ tisku.
• Doplněné kódy zásilek a souvisejících služeb v číselníku Ceník.
• Oprávnění používat příslušné části agendy Pošta.

Provádí správce Integri: Aktivaci služby a počáteční nastavení globálních parametrů musí provést zaměstnanec nebo oprávněný správce Integri.

Nastavení služby

Aktivace služby

1. Otevřete Globální parametry.
2. Vyhledejte parametry služby Dopis Online.
3. Nastavte Dopis online aktivní? na Ano.
4. Nastavte Dopis online Url pro API na požadované prostředí:
   • testovací prostředí: online.test.postservis.cz,
   • provozní prostředí: online.postservis.cz.
5. Nastavte Dopis online defaultní typ tisku na požadovaný jednostranný nebo oboustranný tisk.
6. Nastavte Defaultní typ odeslání pro hromadné zásilky na Pošta, pokud se mají standardní zásilky typu Pošta přesměrovat na Dopis Online.
7. Uložte nastavení.

Provádí správce Integri: Aktivaci služby provádí zaměstnanec nebo oprávněný správce Integri.

Důležité: Po aktivaci provozního účtu změňte testovací adresu na online.postservis.cz.

Přístup k testovacímu účtu:

• Uživatelské jméno: [DOPLNÍ SPRÁVCE]
• Heslo: [DOPLNÍ SPRÁVCE]

Globální parametry se zvýrazněnými položkami „Dopis online aktivní?“, „Dopis online Url pro API“, „Dopis online defaultní typ tisku“ a „Defaultní typ odeslání pro hromadné zásilky“.

Nastavení účtu

1. Otevřete Nastavení parametrů Pošty.
2. Klikněte na Účet Dopis online.
3. Zadejte do pole User hodnotu [DOPLNÍ SPRÁVCE].
4. Zadejte do pole Heslo hodnotu [DOPLNÍ SPRÁVCE].
5. Zavřete okno tlačítkem Zavři.

Obrazovka „Nastavení parametrů Pošty“ a okno „Nastavení hesel k účtům“ s poli „User“ a „Heslo“ bez vyplněných údajů.

Nastavení typů zásilek

Číselník „Ceník“ se zvýrazněným polem „Typ zásilky dopis Online“.

Systém → Pošta

1. Otevřete Nastavení pošty.
2. Přejděte do nastavení pošty a otevřete číselník Ceník.
3. Vyberte nebo založte požadovaný typ zásilky.
4. Přejděte do pole Typ zásilky dopis Online.
5. Stiskněte klávesu F5.
6. Vyberte správný kód v obrazovce Typy zásilek DO.
7. Zkontrolujte Typ výplatného, služby, popis, Kategorie zásilky, EU, Doporučeně, Dodejka a Do vl.rukou.
8. Potvrďte výběr tlačítkem OK.

Provádí správce Integri: Nastavení kódů a souvisejících služeb provádí oprávněný správce.

Důležité: Kód vybírejte včetně požadovaných souvisejících služeb.

Obrazovka „Typy zásilek DO“ s kódy a souvisejícími službami.

Vytvoření hromadné dávky

Dávku lze vytvořit:

• pomocí formulářových tisků, například z předpisů nebo vyúčtování,
• importem z prostor,
• ručně v obrazovce Příprava pošty.

Ruční vytvoření dávky

Založení hlavičky dávky

1. Otevřete Příprava pošty.
2. Založte hlavičku dávky funkcí Nový záznam.
3. Vyplňte údaje dávky a nastavte Typ odeslání na Dopis Online.
4. Vyberte požadovaný Typ zásilky.
5. Nastavte podle potřeby volby Doporučeně? a související službu.
6. Uložte hlavičku tlačítkem Ulož.

Založení hlavičky dávky v „Příprava pošty“ se zvýrazněnými poli „Typ odeslání“ a „Typ zásilky“.

Připojení dokumentu

1. Vyberte založenou dávku.
2. Klikněte na Dokumenty.
3. Připojte dokument určený k odeslání.
4. Zkontrolujte Typ dokumentu a Popis dokumentu.

Důležité: Před pokračováním ověřte, že je připojen správný dokument.

Připojení dokumentu k záznamu

Okno „Připojení dokumentu k záznamu“ otevřené z funkce „Dokumenty“.

Výběr adresátů

1. Klikněte na Adresáti.
2. Vyberte požadované adresáty.
3. Zkontrolujte u každé položky adresáta, adresu a Typ odeslání.
4. Zavřete výběr adresátů tlačítkem Zavři.

Seznam adresátů dávky

Okno „Adresáti“ se seznamem vybraných adresátů dávky.

Odeslání dávky

1. Zkontrolujte počet položek dávky, dokument a adresáty.
2. Klikněte na Odeslat.
3. Zaškrtněte Převést do Pošty?.
4. Zaškrtněte Odeslat službou Dopis online.
5. Potvrďte odeslání tlačítkem OK.

Následek: Dávka se zapíše do Odeslané pošty a odešle na web Postservisu.

Dialog pro odeslání hromadné dávky

Dialog „Odesílání“ s volbami „Převést do Pošty?“ a „Odeslat službou Dopis online“.

Kontrola zápisu

1. Otevřete archiv Dopis Online.
2. Ověřte, že každé položce dávky bylo přiděleno číslo zakázky.

Důležité: Přidělené číslo zakázky potvrzuje zápis položky do služby Dopis Online.

Archiv odeslaných dopisů s čísly zakázek

„Archiv odeslaných dopisů“ s přidělenými čísly zakázek jednotlivých položek dávky.

Odeslání samostatné zásilky

1. Otevřete Odeslaná pošta.
2. Založte novou položku.
3. Vyplňte údaje adresáta a zásilky.
4. Nastavte Typ odeslání na Dopis Online.
5. Vyberte Typ zásilky.
6. Nastavte podle potřeby volbu Doporučeně? a související službu.
7. Připojte dokument určený k odeslání.
8. Uložte položku tlačítkem Ulož.
9. Otevřete obrazovku Odesílání.
10. Klikněte na Výběr položek.
11. Vyberte požadovanou zásilku v obrazovce Odesílání Dopis online.
12. Klikněte na Odeslání.

Následek: Položka se přesune do položek evidenčního listu a odešle na web Postservisu.

Nutno ověřit: Původní manuál obsahuje nedokončenou větu „Povinný je v tomto případě zadání“. Screenshot zvýrazňuje Typ odeslání a Typ zásilky, ale neupřesňuje, který údaj je povinný.

Vložení zásilky do Odeslané pošty

Vkládání položky do „Odeslaná pošta“ se zvýrazněnými poli „Typ odeslání“ a „Typ zásilky“.

Obrazovka Odesílání s funkcí Výběr položek

Obrazovka „Odesílání“ s funkcí „Výběr položek“.

Hromadné odeslání zásilek

1. Otevřete obrazovku Odesílání.
2. Klikněte na Výběr položek.
3. Zkontrolujte, že je Typ odesílání nastaven na Dopis Online.
4. Označte požadované položky ve sloupci Výber k odesl.
5. Použijte Označ vše, pokud chcete vybrat všechny zobrazené položky.
6. Klikněte na Odeslání.

Následek: Označené položky se společně přesunou do evidenčního listu a odešlou na web Postservisu.

Hromadný výběr zásilek k odeslání

Obrazovka „Odesílání Dopis online“ se sloupcem „Výber k odesl“ a tlačítky „Označ vše“ a „Odeslání“.

Archiv zásilek

Archiv Dopis Online obsahuje položky odeslané z Integri na web Postservisu. Slouží ke kontrole přidělených čísel, ceny, průběhu zpracování, doručení a případného storna zásilky.

Zobrazené údaje

Pole	Význam
Číslo zásilky	Číslo zakázky na webu Postservisu.
Podací číslo	Vyplňuje se pouze u doporučené zásilky.
Datum podání	Datum podání zásilky na web Postservisu.
Cena	Cena za doručení zásilky.
Zpracováno	Aktuální stav zakázky.
T&T	Odkaz na průběh zásilky na webu Postservisu.
Ukončeno	Označuje doručenou nebo stornovanou zásilku.

Nutno ověřit: Text manuálu používá název Číslo zásilky, zatímco screenshot archivu používá Číslo zakázky.

Archiv Dopis Online

Archiv „Dopis Online“ se sloupci „Číslo zakázky“, „Podací číslo“, „Datum Podání“, „Cena měna“, „Zpracováno“, „T&T“ a „Ukončeno“.

Dostupné funkce

Funkce	Co provede	Omezení nebo upozornění
Aktualizuj stav	Aktualizuje stav vybrané zásilky podle stavu na webu Postservisu.	Vyžaduje dostupné připojení ke službě Postservisu.
Aktualizuj stav vše	Aktualizuje stav všech položek v archivu.	Aktualizace se týká všech zobrazených položek.
Podací lístek	Stáhne podací lístek zásilky.	Dostupné pouze pro doporučené zásilky.
Storno zakázky	Zastaví zpracování zásilky.	Před potvrzením ověřte správnou položku.
Zavři	Zavře archiv Dopis Online.	Bez omezení uvedeného v manuálu.

Kontrola stavu zásilky

1. Otevřete v Integri archiv Dopis Online.
2. Vyberte požadovanou zásilku.
3. Klikněte na Aktualizuj stav.
4. Použijte Aktualizuj stav vše, pokud chcete aktualizovat všechny položky.
5. Zkontrolujte hodnotu ve sloupci Zpracováno.
6. Zkontrolujte stav ve sloupci Ukončeno.
7. Klikněte na T&T, pokud chcete zobrazit průběh doporučené zásilky na webu Postservisu.

Kontrola na webu Postservisu

1. Otevřete online.postservis.cz.
2. Přihlaste se firemním účtem.
3. Otevřete Dopis Online.
4. Vyberte Přehled zakázek.
5. Nastavte období v polích Od a Do.
6. Vyberte požadovanou hodnotu v poli Uživatel.
7. Klikněte na Hledej.
8. Zkontrolujte Kód objednávky, Podací číslo, Datum podání, cenu a stav zásilky.
9. Použijte T&T pro zobrazení průběhu zásilky.

Přehled zakázek na webu Postservisu

Web Postservisu – obrazovka „Přehled zakázek“ s filtrem období a seznamem odeslaných zásilek.

Nejčastější chyby a upozornění

• Služba není aktivní: Zkontrolujte parametr Dopis online aktivní?.
• Je nastavená testovací adresa: Po aktivaci provozního účtu změňte Dopis online Url pro API na online.postservis.cz.
• Účet není nastavený: Doplňte User a Heslo prostřednictvím správce.
• Je vybraný nesprávný kód zásilky: Vyberte kód pomocí F5 včetně souvisejících služeb.
• Dokument není připojený: Před odesláním zkontrolujte funkci Dokumenty.
• Adresáti nejsou správně vybraní: Zkontrolujte seznam v obrazovce Adresáti.
• Nebyla přidělena čísla zakázek: Zápis položek do služby Dopis Online není podle manuálu potvrzen.
• Chybí podací číslo nebo podací lístek: Tyto údaje jsou dostupné pouze pro doporučené zásilky.
• Zásilka je označena jako ukončená: Podle manuálu byla doručena nebo stornována.
• Byla použita funkce Storno zakázky: Zpracování zásilky bylo zastaveno.

Rychlý checklist

• ☐ Služba je aktivovaná.
• ☐ Účet je nastavený.
• ☐ Dopis online Url pro API směřuje do správného prostředí.
• ☐ Je vybraný správný typ zásilky a související služby.
• ☐ Dokument je připojený.
• ☐ Adresáti jsou zkontrolovaní.
• ☐ Zásilka byla zapsána do archivu.
• ☐ Každé položce bylo přiděleno číslo zakázky.
• ☐ Stav zásilky lze aktualizovat.

Informace vyžadující ověření

• Přístupové údaje k testovacímu a provoznímu účtu byly nahrazeny textem „[DOPLNÍ SPRÁVCE]“.
• Ověřte aktuálnost adres online.test.postservis.cz a online.postservis.cz.
• Ověřte přesné dostupné hodnoty parametru Dopis online defaultní typ tisku.
• Ověřte aktuální význam parametru Defaultní typ odeslání pro hromadné zásilky.
• Ověřte chybějící část věty „Povinný je v tomto případě zadání“ v postupu samostatného odeslání.
• Ověřte rozdíl mezi názvy Číslo zásilky v textu a Číslo zakázky na obrazovce.
• Ověřte rozdíl mezi názvem funkce Výběr položky v textu a tlačítkem Výběr položek na obrazovce.
• Ověřte překlep Výber k odesl zobrazený ve sloupci obrazovky Odesílání Dopis online.