Pošta

Modul Pošta

Pošta

Modul Pošta v agendě Systém slouží k evidenci, zpracování a odesílání došlé a odeslané pošty. Součástí modulu je také příprava zásilek, práce s datovými schránkami, načítání e-mailů, sdílení informací a dokumentů a tisk přehledů.

Spuštění: Systém / Pošta

Hlavní části modulu

• Došlá pošta – evidence přijatých zásilek a dokumentů.
• Odeslaná pošta – evidence zásilek a dokumentů určených k odeslání nebo již odeslaných.
• Příprava pošty – příprava hromadně vytvářených zásilek před jejich zařazením do odeslané pošty.
• Odesílání – výběr a zpracování zásilek určených k fyzickému odeslání.
• Datové schránky – příjem, přeposílání a odesílání datových zpráv.
• E-mail – příjem – načítání vybraných e-mailových zpráv do evidence pošty.
• Činnosti – práce s informacemi a dokumenty, které jsou uživateli přiděleny ke zpracování.
• Tisk – tisk knih a výpisů došlé a odeslané pošty a dalších kontrolních sestav.
• Role a organizační struktura – nastavení uživatelů, jejich rolí a oprávnění pro práci s poštou.

Evidence pošty

Evidence pošty je rozdělena na Došlou poštu a Odeslanou poštu. U jednotlivých položek se evidují údaje o zásilce, odesílateli nebo adresátovi, hlavním zpracovateli a stavu zpracování.

Došlá pošta

Při zápisu došlé pošty se vybírá typ dokumentu, odesílatel a další údaje zásilky. Systém umožňuje k položce připojit dokument, propojit ji s odeslanou poštou prostřednictvím spisu a měnit stav jejího zpracování.

Odeslaná pošta

Při zápisu odeslané pošty se vybírá typ dokumentu, adresát, typ odeslání a stav zpracování. Mezi podporované způsoby odeslání patří například předání do rukou osobně, e-mail, hybridní pošta, zveřejnění na internetu, Česká pošta, SMS a datová schránka.

Vyhledávání v evidenci

V evidenci lze vyhledávat standardním kontextovým vyhledáváním, zadáním hodnoty do příslušného sloupce nebo rozšířeným vyhledáváním pomocí klávesové zkratky Ctrl + L.

Příprava a odesílání pošty

Poštu lze připravovat z více funkcí systému, například při hromadném upomínání nebo při tvorbě formulářových výstupů. Připravené zásilky lze následně zkontrolovat, doplnit typ odeslání, vybrat adresáty a převést do evidence odeslané pošty.

Ve funkci Odesílání se vytvoří evidenční list, vyberou se konkrétní položky k odeslání a podle potřeby se vytiskne podací arch nebo evidenční lístek.

Datové schránky

Modul umožňuje přijímat a odesílat datové zprávy. Pro práci s datovou schránkou musí mít uživatel nastaven účet pro přístup k DS.

• Příjem DS – stažení nových zpráv ze serveru datových schránek a jejich zápis do evidence Pošta.
• Adresáti DS – párování datových schránek s firmami nebo osobami evidovanými v Integri.
• Přeposílání DS – vytvoření nové datové zprávy z přijaté zprávy a výběr nového příjemce.
• Odesílání DS – výběr připravených zpráv a jejich vlastní odeslání prostřednictvím datové schránky.

Načítání e-mailů do pošty

Funkce slouží k načítání a následnému zpracování vybraných e-mailových zpráv do evidence pošty. Zdrojovou e-mailovou adresu a vlastní načítání musí před použitím nastavit a zprovoznit pracovníci dodavatele.

Stažené zprávy lze zobrazit, nepotřebné zprávy vyloučit a vybrané e-maily zapsat do evidence pošty stejným způsobem jako při ručním zápisu.

Sdílení informací a dokumentů

Integri G5 umožňuje vybrané informace a dokumenty sdílet mezi uživateli. Funkce je dostupná v obrazovkách, na kterých je k dispozici ikona pro sdílení informací.

• Informace – uživatel nebo skupina uživatelů obdrží informaci na vědomí a dále ji neposílá.
• Oběh – uživatel nebo skupina uživatelů obdrží informaci ke zpracování a může ji poslat dále do oběhu.
• Externí e-mail – informace může být odeslána prostřednictvím e-mailu osobám uvnitř i vně organizace.

Tisky

V modulu Pošta jsou k dispozici zejména následující tiskové sestavy:

• Kniha došlé pošty
• Kniha odeslané pošty
• Výpis došlé pošty
• Výpis odeslané pošty
• Tisk preferovaných způsobů odeslání

Jednotlivé sestavy lze filtrovat například podle období, role, oddělení, uživatele, stavu zpracování nebo způsobu odeslání.

Dopis online

Služba Dopis Online umožňuje odesílat listovní zásilky přímo z prostředí Integri bez nutnosti návštěvy pobočky pošty. Dokument je elektronicky předán službě Dopis Online, která zajistí jeho vytištění, kompletaci, vložení do obálky, odeslání a doručení adresátovi. Zásilky lze připravovat jednotlivě nebo hromadně prostřednictvím Přípravy pošty a jejich stav následně sledovat v Archivu Dopis Online.

Dopis online

Nastavení modulu

Před používáním modulu je nutné provést jeho základní nastavení. Konkrétní rozsah nastavení závisí na způsobu používání Pošty v organizaci.

• Nastavení parametrů pošty – běžné výplatné, běžná pošta, výchozí typ dokumentu pro DS, výchozí typ zásilky a položky menu.
• Oddělení – role – organizační struktura, obsazení rolí a oprávnění uživatelů.
• Typy dokumentů pošty – definice typů došlých a odeslaných dokumentů.
• Číselník oddělení a číselník pošt
• Ceník pošty a typy odesílání
• Typové procesy – definice oběhu dokumentů a mapy činností.
• Globální parametry – systémová nastavení související s oběhem dokumentů.

Poznámky

Automatické vkládání faktur do pošty je v podkladové dokumentaci uvedeno jako nedoporučená funkce. Je nahrazena komplexní Evidencí došlých faktur v agendě Fakturace.

Definice systémových hlášení je v podkladové dokumentaci označena jako experimentální funkce, která není určena pro rutinní provoz.

Související články

Systém

Hlavní strana